เจ้าของความรู้ นางวิภาพร มั่นหมาย
แก้ปัญหาเกี่ยวกับ การเบิกจ่ายเงินงบประมาณในส่วนที่เกี่ยวข้องได้ทันท่วงทีและลดขั้นตอนการทำงาน
เหตุการณ์เกิดขึ้นเมื่อ ปี 2551-2553
ตามที่ข้าพเจ้าได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบการเบิกจ่ายเงินในระบบ GFMIS ของสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดสมุทรปราการและในส่วนของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอทุกอำเภอ เพื่อให้การดำเนินโครงการต่าง ๆ ของสำนักงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย และทันต่อเวลา ส่วนราชการเกือบทุกแห่งจึงเข้าสู่ระบบการเบิกจ่ายด้วยระบบ GFMIS ซึ่งเปลี่ยนจากขั้นตอนการทำเอกสารด้วยมือใช้กระดาษปริมาณมาก มาจัดทำเอกสารทางระบบอิเล็กทรอนิกส์แทนทำให้การตั้งเบิกเงินรวดเร็ว ทันต่อเวลา และสามารถออกรายงานทางการเงินได้ทันที
ดังนั้น เมื่อได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบงานดังกล่าว ข้าพเจ้าจึงเริ่มดำเนินงานตั้งแต่การรับเอกสารที่แต่ละกลุ่มงานหรือแต่ละอำเภอส่งมาเบิกจากเจ้าหน้าที่ธุรการแล้ว จึงดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. รวบรวมเอกสารที่เป็นเรื่องเดียวกันไว้ด้วยกันจัดหมวดหมู่เรื่องให้ชัดเจน เพื่อลดปริมาณฎีกา
2. ลงทะเบียนคุมในทะเบียนคุมฎีกาที่ตั้งเบิกในระบบ GFMIS เพื่อเป็นเลขอ้างอิงในการค้นหา
3. จากนั้นก็นำข้อมูลไปกรอกในแบบฟอร์มของ GFMIS ซึ่งแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับการตั้งเบิกมี 3 ประเภท คือ ขบ01 สำหรับเบิกเงินนอกงบประมาณและเงินงบประมาณที่อ้างใบสั่งซื้อ(มูลค่าเกิน 5,000) บาท ขบ 02 สำหรับเบิกเงินในงบประมาณ ขบ03 สำหรับการเบิกเงินนอกงบประมาณที่ไม่อ้างใบสั่งซื้อ
4. เมื่อกรอกข้อมูลตามแบบฟอร์มเสร็จแล้ว ก็ทำการ Encrip ไฟล์ หรือการบีบไฟล์เพื่อนำส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ
5. นำอุปกรณ์ TOKEN KEY (อุปกรณ์สำหรับใช้ในการนำส่งข้อมูล ซึ่งมี Use ID และ Password สำหรับผู้ที่ตั้งเบิกโดยเฉพาะ และต้องทำการเปลี่ยนรหัสทุก ๆ 3 เดือน มาเสียบที่ช่อง USB แล้วเข้าไปที่ https://excelloader.gfmis.go.th/ จากนั้นระบบจะให้ใส่ Use ID และ Pass word เมื่อกรอกเสร็จแล้ว ก็จะเข้าสู่หน้าจอการส่งข้อมูล หรือจะนำส่งข้อมูลที่คลังจังหวัดฯ ของแต่ละจังหวัดก็ได้ จากนั้นระบบจะบอกขั้นตอนการปฏิบัติจนจบขั้นตอน
ถ้าข้อมูลถูกต้องและการนำส่งเสร็จสมบูรณ์ ระบบจะออกรายงาน เรียกว่า Sap Log ก็ทำการพิมพ์และเสนอให้ผู้บังคับบัญชาลงลายมือชื่อและเก็บไว้เป็นหลักฐานต่อไป
6.แจ้งให้คลังจังหวัดทำการปลดบล็อก เพื่อให้กรมบัญชีกลางโอนเงินเข้าสู่บัญชีของหน่วยงานที่ตั้งเบิก
7. เมื่อเงินโอนเข้าบัญชีสำนักงาน ก็สามารถเขียนเช็คสั่งจ่ายได้ (กรณีการเบิกจ่ายปกติเงินจะโอนเข้าบัญชีภายในบ่ายสามโมงของวันต่อมาก็สามารถเขียนเช็คสั่งจ่ายได้ แต่กรณีเป็นการจ่ายตรงเข้าบัญชีผู้ขายเงินจะโอนภายใน 3 วันทำการ)
8. เมื่อทำการจ่ายเงินแล้ว ก็มาทำขั้นตอนการขอจ่ายเงินตามแบบฟอร์ม ขจ 05(แบบฟอร์ม ขอจ่ายเงิน) เพื่อล้างคู่บัญชีที่เกิดจากการตั้งเบิกเงิน กรณีจ่ายการโอนจ่ายตรงไม่ต้องทำ
9.ทำการปรับปรุงบัญชี กรณีเป็นการยืมเงิน(จัดทำเมื่อมีการส่งใช้คืนเงินยืมแล้วเท่านั้น) เพื่อล้างบัญชีลูกหนี้เงินยืมด้วย
ข้อควรคำนึง
1. การตั้งเบิกเงินในระบบ GFMIS สิ่งที่สำคัญ คือ รหัสงบประมาณ ศูนย์ต้นทุนและรหัสกิจกรรมหลัก ที่กรอกลงในแบบฟอร์มขอเบิกต้องใส่ให้ถูกต้อง เพราะถ้าไม่ถูกต้องจะเกิดปัญหาการเบิกจ่ายในตอนสิ้นปีงบประมาณ
2. กรณีเมื่อพบข้อผิดให้รีบติดต่อคลังจังหวัดฯ หรือบางกรณีคลังไม่สามารถแก้ได้ต้องติดต่อผู้ดูแลการเบิกจ่ายในระบบ GFMIS ของกรมฯ โดยด่วน
3. การตั้งชื่อไฟล์ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา คือ ใส่ประเภท ขบ.และตามด้วยศูนย์ต้นทุน
วันเดือนปีที่ส่งเข้าระบบและเลขที่ฎีกา ตัวอย่างเช่น ขบ021500400024530719345 ไม่ต้องเว้นวรรค
4. กรณีไม่เข้าใจหรือมีปัญหาเรื่องการเบิกจ่ายในระบบ GFMISและดาวน์โหลดแบบฟอร์มและโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับ GFMIS ได้ที่https://gfmisreport.mygfmis.com
ขุมความรู้
1. รวบรวมเอกสารและจัดเป็นหมวดหมู่
2. ลงบัญชีหรือทะเบียนคุมฎีกา ในระบบ GFMIS
3. กรอกแบบฟอร์มของ GFMIS (ขบ01,ขบ02,ขบ03)
4. Encrip ไฟล์หรือบีบไฟล์
5. นำส่งข้อมูลด้วยอุปกรณ์ TOKEN KEY หรือจะนำส่งข้อมูลที่คลังจังหวัดฯ ก็ได้
6. พิมพ์และนำเสนอผู้บังคับบัญชาลงลายมือชื่อ
7. แจ้งคลังจังหวัดปลดบล็อกโอนเงิน
8. เขียนเช็ดสั่งจ่าย
9. ทำเอกสารขอจ่ายเงิน (ขจ05)
10. ปรับปรุงบัญชี
แก่นความรู้ ยึดระเบียบการเบิกจ่ายในระบบ GFMIS ของทางราชการ
กลยุทธ์ ยึดระเบียบของระบบครบถ้วน
แนวคิดทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง F คู่มือผู้ปฏิบัติงานในระบบ Excel Loader สำนักมาตรฐาน
ด้านการบัญชีภาครัฐ
Fคู่มือการปฏิบัติงานระบบ GFMIS โดยสำนักกำกับและพัฒนา ระบบการบริหารการการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ กรมบัญชี
แก้ปัญหาเกี่ยวกับ การเบิกจ่ายเงินงบประมาณในส่วนที่เกี่ยวข้องได้ทันท่วงทีและลดขั้นตอนการทำงาน
เหตุการณ์เกิดขึ้นเมื่อ ปี 2551-2553
ตามที่ข้าพเจ้าได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบการเบิกจ่ายเงินในระบบ GFMIS ของสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดสมุทรปราการและในส่วนของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอทุกอำเภอ เพื่อให้การดำเนินโครงการต่าง ๆ ของสำนักงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย และทันต่อเวลา ส่วนราชการเกือบทุกแห่งจึงเข้าสู่ระบบการเบิกจ่ายด้วยระบบ GFMIS ซึ่งเปลี่ยนจากขั้นตอนการทำเอกสารด้วยมือใช้กระดาษปริมาณมาก มาจัดทำเอกสารทางระบบอิเล็กทรอนิกส์แทนทำให้การตั้งเบิกเงินรวดเร็ว ทันต่อเวลา และสามารถออกรายงานทางการเงินได้ทันที
ดังนั้น เมื่อได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบงานดังกล่าว ข้าพเจ้าจึงเริ่มดำเนินงานตั้งแต่การรับเอกสารที่แต่ละกลุ่มงานหรือแต่ละอำเภอส่งมาเบิกจากเจ้าหน้าที่ธุรการแล้ว จึงดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. รวบรวมเอกสารที่เป็นเรื่องเดียวกันไว้ด้วยกันจัดหมวดหมู่เรื่องให้ชัดเจน เพื่อลดปริมาณฎีกา
2. ลงทะเบียนคุมในทะเบียนคุมฎีกาที่ตั้งเบิกในระบบ GFMIS เพื่อเป็นเลขอ้างอิงในการค้นหา
3. จากนั้นก็นำข้อมูลไปกรอกในแบบฟอร์มของ GFMIS ซึ่งแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับการตั้งเบิกมี 3 ประเภท คือ ขบ01 สำหรับเบิกเงินนอกงบประมาณและเงินงบประมาณที่อ้างใบสั่งซื้อ(มูลค่าเกิน 5,000) บาท ขบ 02 สำหรับเบิกเงินในงบประมาณ ขบ03 สำหรับการเบิกเงินนอกงบประมาณที่ไม่อ้างใบสั่งซื้อ
4. เมื่อกรอกข้อมูลตามแบบฟอร์มเสร็จแล้ว ก็ทำการ Encrip ไฟล์ หรือการบีบไฟล์เพื่อนำส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ
5. นำอุปกรณ์ TOKEN KEY (อุปกรณ์สำหรับใช้ในการนำส่งข้อมูล ซึ่งมี Use ID และ Password สำหรับผู้ที่ตั้งเบิกโดยเฉพาะ และต้องทำการเปลี่ยนรหัสทุก ๆ 3 เดือน มาเสียบที่ช่อง USB แล้วเข้าไปที่ https://excelloader.gfmis.go.th/ จากนั้นระบบจะให้ใส่ Use ID และ Pass word เมื่อกรอกเสร็จแล้ว ก็จะเข้าสู่หน้าจอการส่งข้อมูล หรือจะนำส่งข้อมูลที่คลังจังหวัดฯ ของแต่ละจังหวัดก็ได้ จากนั้นระบบจะบอกขั้นตอนการปฏิบัติจนจบขั้นตอน
ถ้าข้อมูลถูกต้องและการนำส่งเสร็จสมบูรณ์ ระบบจะออกรายงาน เรียกว่า Sap Log ก็ทำการพิมพ์และเสนอให้ผู้บังคับบัญชาลงลายมือชื่อและเก็บไว้เป็นหลักฐานต่อไป
6.แจ้งให้คลังจังหวัดทำการปลดบล็อก เพื่อให้กรมบัญชีกลางโอนเงินเข้าสู่บัญชีของหน่วยงานที่ตั้งเบิก
7. เมื่อเงินโอนเข้าบัญชีสำนักงาน ก็สามารถเขียนเช็คสั่งจ่ายได้ (กรณีการเบิกจ่ายปกติเงินจะโอนเข้าบัญชีภายในบ่ายสามโมงของวันต่อมาก็สามารถเขียนเช็คสั่งจ่ายได้ แต่กรณีเป็นการจ่ายตรงเข้าบัญชีผู้ขายเงินจะโอนภายใน 3 วันทำการ)
8. เมื่อทำการจ่ายเงินแล้ว ก็มาทำขั้นตอนการขอจ่ายเงินตามแบบฟอร์ม ขจ 05(แบบฟอร์ม ขอจ่ายเงิน) เพื่อล้างคู่บัญชีที่เกิดจากการตั้งเบิกเงิน กรณีจ่ายการโอนจ่ายตรงไม่ต้องทำ
9.ทำการปรับปรุงบัญชี กรณีเป็นการยืมเงิน(จัดทำเมื่อมีการส่งใช้คืนเงินยืมแล้วเท่านั้น) เพื่อล้างบัญชีลูกหนี้เงินยืมด้วย
ข้อควรคำนึง
1. การตั้งเบิกเงินในระบบ GFMIS สิ่งที่สำคัญ คือ รหัสงบประมาณ ศูนย์ต้นทุนและรหัสกิจกรรมหลัก ที่กรอกลงในแบบฟอร์มขอเบิกต้องใส่ให้ถูกต้อง เพราะถ้าไม่ถูกต้องจะเกิดปัญหาการเบิกจ่ายในตอนสิ้นปีงบประมาณ
2. กรณีเมื่อพบข้อผิดให้รีบติดต่อคลังจังหวัดฯ หรือบางกรณีคลังไม่สามารถแก้ได้ต้องติดต่อผู้ดูแลการเบิกจ่ายในระบบ GFMIS ของกรมฯ โดยด่วน
3. การตั้งชื่อไฟล์ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา คือ ใส่ประเภท ขบ.และตามด้วยศูนย์ต้นทุน
วันเดือนปีที่ส่งเข้าระบบและเลขที่ฎีกา ตัวอย่างเช่น ขบ021500400024530719345 ไม่ต้องเว้นวรรค
4. กรณีไม่เข้าใจหรือมีปัญหาเรื่องการเบิกจ่ายในระบบ GFMISและดาวน์โหลดแบบฟอร์มและโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับ GFMIS ได้ที่https://gfmisreport.mygfmis.com
ขุมความรู้
1. รวบรวมเอกสารและจัดเป็นหมวดหมู่
2. ลงบัญชีหรือทะเบียนคุมฎีกา ในระบบ GFMIS
3. กรอกแบบฟอร์มของ GFMIS (ขบ01,ขบ02,ขบ03)
4. Encrip ไฟล์หรือบีบไฟล์
5. นำส่งข้อมูลด้วยอุปกรณ์ TOKEN KEY หรือจะนำส่งข้อมูลที่คลังจังหวัดฯ ก็ได้
6. พิมพ์และนำเสนอผู้บังคับบัญชาลงลายมือชื่อ
7. แจ้งคลังจังหวัดปลดบล็อกโอนเงิน
8. เขียนเช็ดสั่งจ่าย
9. ทำเอกสารขอจ่ายเงิน (ขจ05)
10. ปรับปรุงบัญชี
แก่นความรู้ ยึดระเบียบการเบิกจ่ายในระบบ GFMIS ของทางราชการ
กลยุทธ์ ยึดระเบียบของระบบครบถ้วน
แนวคิดทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง F คู่มือผู้ปฏิบัติงานในระบบ Excel Loader สำนักมาตรฐาน
ด้านการบัญชีภาครัฐ
Fคู่มือการปฏิบัติงานระบบ GFMIS โดยสำนักกำกับและพัฒนา ระบบการบริหารการการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ กรมบัญชี
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น