km

km
กิจกรรมการขับเคลื่อนการจัดการความรู้ในองค์กรของสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดสมุทรปราการ

วันอังคารที่ 7 กันยายน พ.ศ. 2553

ความรู้เรื่อง เทคนิคการแก้ปัญหาการบันทึกข้อมูล จปฐ. ของผู้บันทึกข้อมูล


เจ้าของความรู้ นางเจริญขวัญ นัยเนตร ตำแหน่ง นักวิชาการพัฒนาชุมชนชำนาญการ
สังกัด สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดสมุทรปราการแก้ปัญหาเกี่ยวกับ การบันทึกข้อมูล จปฐ.ของผู้บันทึกไม่สามารถดำเนินการได้ ในหลาย ๆ ประเด็นปัญหา เหตุการณ์เกิดขึ้นเมื่อ ปี 2548 – 2553
สถานที่เกิดเหตุการณ์ จังหวัดสมุทรปราการ
ข้าพเจ้าได้ย้ายมาปฏิบัติงาน ณ สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดสมุทรปราการ เมื่อเดือนตุลาคม พ.ศ.2547 และได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบงานด้านการบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. ของจังหวัด ซึ่งเดิมทีข้าพเจ้าไม่เคยได้รับผิดชอบงานในลักษณะนี้มาก่อน เป็นเพียงการดำเนินการในการจัดเก็บและบันทึกข้อมูลของอำเภอในขณะที่ยังปฏิบัติงานเป็นพัฒนากรที่จังหวัดกาญจนบุรี (ปี พ.ศ.2538 – 2547) ดังนั้นในการปฏิบัติงานดังกล่าวข้าพเจ้าได้เริ่มดำเนินการระบบงานเบื้องต้น ซึ่งพบว่าที่ผ่านมายังไม่มีการจัดการระบบงานเรื่องข้อมูล จปฐ.อย่างเป็นระบบมาก่อน เช่น แฟ้มงานต่าง ๆ ยังไม่ครบสมบูรณ์มีเพียงหนังสือแนวทางจากกรมฯ เท่านั้นที่เป็นเครื่องมือให้ข้าพเจ้าได้ศึกษาต่อยอด
ปัญหาเหล่านี้จะสำเร็จได้ต้องเริ่มจัดระบบงานให้ชัดเจนก่อน เริ่มจากศึกษาหนังสือสั่งการต่าง ๆ ของกรมฯ พยายามดำเนินงานให้เป็นไปตามแนวทางของกรมฯ เป็นหลัก พร้อม ๆ กับการสอบถามพี่ที่ปฏิบัติงานมาก่อนเพื่อเป็นกรอบแนวทางในการทำงาน หลังจากดำเนินการตามแนวทางที่กรมฯ กำหนดแล้ว ข้าพเจ้าก็เริ่มติดตามงานกับอำเภอและสิ่งที่อำเภอสะท้อนกลับมาคือบทบาทนักวิชาการจังหวัดไม่สนับสนุนอำเภอเท่าที่ควร ดังนั้น ข้าพเจ้าจึงกำหนดวิธีการทำงานของตนเองโดยมุ่งเน้นการลงพื้นที่อำนวยความสะดวกให้พัฒนากรและเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบการบันทึกข้อมูล จนถึงระดับผู้จัดเก็บในหมู่บ้าน โดยเฉพาะเน้นการสอบถามพูดคุยกับกลุ่มเป้าหมายเพื่อทราบปัญหาและกำหนดวิธีการให้งานออกมาเป็นผลสำเร็จ จากการลงพื้นที่ข้าพเจ้าจึงทราบว่า “จปฐ.เปรียบเสมือนยาขมหม้อใหญ่ของคน พช.” โดยเฉพาะในเขตเมืองอย่างจังหวัดสมุทรปราการ ซึ่งเมื่อลงพื้นที่เราจะได้พบกับปัญหามากมาย ทั้งในเรื่องของการจัดเก็บ และการบันทึกข้อมูล เช่นชาวบ้านไม่ให้ความร่วมมือ การจัดเก็บต้องทำเวลากลางคืนหรือต้องหาเวลาที่คนอยู่บ้านเพราะส่วนใหญ่จะทำงานโรงงาน ทำงานเป็นกะ หรือถ้าเป็นหมู่บ้านจัดสรรบางหมู่บ้านก็จะไม่เปิดให้ผู้จัดเก็บเข้าไปเก็บข้อมูล และอื่น ๆ อีกมากมายซึ่งถ้าพูดในที่นี้คงจะเป็นเรื่องยาว จึงจะขอพูดถึงเรื่องปัญหาในการบันทึกข้อมูล จปฐ.ก่อน ในการบันทึกข้อมูลนั้นก็เกิดปัญหาขึ้นมากมาย ข้าพเจ้าจึงเปิดโอกาส หรือช่องทางให้ผู้บันทึกข้อมูล จปฐ.สะท้อนปัญหาได้โดยตรงทางโทรศัพท์ และระบบ IT ข้าพเจ้าจะรับฟังทุกปัญหาและทุกคำถามถ้าตอบได้ข้าพเจ้าจะตอบทันทีและถ้าตอบไม่ได้ข้าพเจ้าจะต้องกลับมาศึกษาค้นคว้า หรือสอบถามผู้รู้ให้ได้คำตอบให้จงได้ ซึ่งในที่สุดปัญหาเหล่านั้นเองที่ทำให้ข้าพเจ้าได้เรียนรู้การใช้โปรแกรมการบันทึกข้อมูล จปฐ.จนเกิดความชำนาญ และถ้าวิเคราะห์ให้ดีปัญหาที่เกิดส่วนใหญ่พอสรุปได้ ดังนี้ 1. โปรแกรมที่ใช้ในแต่ละปีปรับเปลี่ยนบ่อยทำให้เจ้าหน้าที่ไม่คุ้นเคย 2. คอมพิวเตอร์ที่ใช้สำหรับบันทึกบางรุ่นไม่รองรับโปรแกรมบันทึกข้อมูล จปฐ. 3. บันทึกข้อมูลแล้วข้อมูลหายซึ่งอาจเกิดจากความผิดพลาดในขั้นตอนการบันทึก 4. ข้อมูลจากการจัดเก็บตามแบบที่ได้ไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ทำให้มีปัญหาในการบันทึกข้อมูล 5. เจ้าหน้าที่บันทึกขาดความรู้ความชำนาญและทักษะในการบันทึก จากปัญหาดังกล่าวข้าพเจ้ามีเทคนิควิธีการในการแก้ไขปัญหาโดยดำเนินการ ดังนี้ 1. ฝึกหัดเรียนรู้โปรแกรมให้มีทักษะมากขึ้น 2. สร้างเครือข่าย IT ระหว่างจังหวัดเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกัน 3. จัดฝึกอบรมผู้บันทึกข้อมูลของ อบต. เทศบาล และเจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชนที่เกี่ยวข้องแม้ไม่มีงบประมาณก็ประสานขอรับการสนับสนุนสถานที่จากสถาบันพัฒนาฝีมือแรงงาน ภาค 1 และได้ร่วมเรียนรู้ไปพร้อม ๆ กัน 4. เชิญวิทยากร ศพช.เขต มาให้การสนับสนุนความรู้เพิ่มเติมในสิ่งที่ตนเองไม่ถนัดและได้เรียนรู้ในการแก้ปัญหาร่วมกันไปด้วย 5. ลงพื้นที่ให้การสนับสนุนอย่างใกล้ชิดอีก แม้จะได้เรียนรู้จากการฝึกอบรมแล้วก็ตาม 6. ต่อมาจึงจัดโซนพื้นที่ในการให้การศึกษาเรียนรู้แบ่งเป็น 1 จุด ต่อ 2 อำเภอ เพราะการฝึกอบรมหากจำนวนคนมากจะทำให้การเรียนรู้ได้ไม่เต็มที่ โดยใช้สถาบันการศึกษาในพื้นที่ให้การสนับสนุนสถานที่และอุปกรณ์ (ประสานแหล่งความรู้ในพื้นที่เป็นหลัก) 7. จัดฝึกอบรมเจ้าหน้าที่อำเภอเพื่อให้ทำหน้าที่พี่เลี้ยงให้แก่ผู้บันทึกเหล่านี้ 8. มีการติดตามสนับสนุนอย่างต่อเนื่องและประเมินผลงานนำผลมาพัฒนางานในครั้งต่อ ๆ ไป การดำเนินงานนั้นในระยะแรกต้องติดตามสนับสนุนดูแล อบต.ในทุกพื้นที่ เพราะเป็นกลไกสำคัญในการขับเคลื่อนในระดับพื้นที่ และเน้นให้มีการตรวจสอบข้อมูลในแบบสอบถามให้ครบถ้วนสมบูรณ์ก่อนที่จะบันทึกลงโปรแกรมเพื่อความเที่ยงตรงถูกต้องของข้อมูล การดำเนินการตามที่กล่าวมาทำให้งานบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. โดยเฉพาะการบันทึกข้อมูลของทุก ๆ อบต. มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของข้อมูลในการแก้ปัญหาชนบทต่อไป



ขุมความรู้ 1. ศึกษางานจากผู้รู้ และเอกสารแนวทางหนังสือสั่งการของกรมฯ 2. รับฟังความคิดเห็นของกลุ่มเป้าหมายเพื่อเป็นข้อมูลในการพัฒนางาน 3. ออกแบบวิธีการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายและบุคลากรที่เป็นกลไกในการบันทึกข้อมูลระดับอำเภอ ตำบล 4. เรียนรู้โปรแกรมและแนวทางการสนับสนุนพื้นที่ให้ชัดเจนสามารถเป็นพี่เลี้ยงอำเภอได้ 5. การพัฒนาบุคลากรให้มีขีดความสามารถในการดำเนินงานบันทึกข้อมูล 6. สรุปวิเคราะห์งานเพื่อปรับปรุงกระบวนงานในปีต่อไป
แก่นความรู้ 1. ศึกษา/วิเคราะห์งาน 2. หาปัญหาและกำหนดแนวทางแก้ไข 3. เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายและศึกษาความต้องการ 4. เรียนรู้และพัฒนาทักษะกลุ่มเป้าหมายให้สอดคล้องกับผลสัมฤทธิ์ของงาน 5. ทบทวน/ปรับปรุง/สรุปบทเรียน
กลยุทธ์ ศึกษา เรียนรู้ สำรวจความต้องการ ประสานความรู้ คู่ระบบ IT มีการบูรณาการสนับสนุน
แนวคิดและทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง 1. การศึกษาความพึงพอใจของผู้รับบริการ 2. การศึกษา/วิเคราะห์ชุมชน 3. ระบบการบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ.

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น