km

km
กิจกรรมการขับเคลื่อนการจัดการความรู้ในองค์กรของสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดสมุทรปราการ

วันจันทร์ที่ 16 สิงหาคม พ.ศ. 2553

ความรู้เรื่อง เทคนิคการให้บริการรับ-ส่งหนังสือราชการอย่างมีประสิทธิภาพ


เจ้าของความรู้ นางสาวพาฝัน ณ สงขลา
แก้ปัญหาเกี่ยวกับ การลงรับหนังสือราชการของสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดสมุทรปราการ/กลุ่มงาน/ฝ่าย
เหตุการณ์เกิดขึ้นเมื่อ ก.พ.-มิ.ย. 53
หัวหน้าฝ่ายอำนวยการมอบหมายให้ข้าพเจ้ารับผิดชอบงานธุรการในการให้บริการรับ-ส่งหนังสือราชการของสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดสมุทรปราการ/กลุ่มงาน/ฝ่าย ต่าง ๆ เพื่อเสนอให้ผู้บังคับบัญชาลงนามในเรื่องต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดสมุทรปราการ
เมื่อได้รับมอบหมายสิ่งแรกที่ข้าพเจ้าดำเนินการคือการทบทวนและศึกษากระบวนการทำงานด้านนี้ของผู้รับผิดชอบเดิม พบว่าการลงรับหนังสือราชการใช้วิธีการลงบันทึกในเล่มลงรับหนังสือ แต่ข้าพเจ้าพิจารณาแล้วการลงรับหนังสือด้วยสมุดเมื่อมีผู้ใดต้องการสืบค้นหนังสือจะยุ่งยากในการเปิดหาหรือสืบค้น โดยเฉพาะหากหนังสือเรื่องนั้นเข้ามานานมากแล้วหรือมีหนังสือเข้าเป็นจำนวนมาก ๆ ดังนั้น จึงคิดว่าหากเราพัฒนามาใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์(โปรแกรม Excel) มาจัดการในลักษณะฐานข้อมูลหนังสือเข้า จะช่วยในการปฏิบัติงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการสืบค้นมากขึ้น
ดังนั้น เมื่อมีหนังสือราชการที่ส่งมาถึงสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดสมุทรปราการในแต่ละวัน ข้าพเจ้า จึงดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้
1. คัดแยกหนังสือแบ่งตามกลุ่มงาน / ฝ่าย
2. ประทับตราลงรับของสำนักงาน / วันที่ / กลุ่มงาน / ฝ่าย
3. จัดพิมพ์หนังสือที่คัดแยกไว้ลงในแบบฟอร์มที่จัดทำไว้ในโปรแกรม
4. ส่งให้หัวหน้าฝ่ายอำนวยการตรวจสอบและพิจารณาความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง
5. พิมพ์แบบฟอร์มข้อมูลหนังสือลงรับเพื่อให้กลุ่มงาน / ฝ่าย เซ็นรับอย่างเป็นทางการ
6. จัดเก็บแบบฟอร์มที่กลุ่มงาน / ฝ่าย เซ็นรับ โดยแยกแฟ้มเก็บเป็นกลุ่มงาน / ฝ่าย เพื่อใช้เป็นหลักฐาน
การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ในการแก้ไขปัญหางานจึงเป็นประโยชน์ ทำให้งานบรรลุผลสำเร็จสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะงานด้านธุรการ

ข้อควรคำนึง
1) การใช้โปรแกรมบันทึกข้อมูลหนังสือลงรับ ควรมีเจ้าหน้าที่หรือบุคคลอื่นที่สามารถทำงานแทนเราได้ในกรณีที่เราไม่มาปฏิบัติงานหรือไม่สามารถปฏิบัติงานได้
2) ผู้ปฏิบัติงานควรมีพื้นฐานความรู้ในเรื่องการใช้โปรแกรม

/ขุมความรู้...
ขุมความรู้
1) ศึกษางานการลงรับหนังสือจากผู้รับผิดชอบเดิม
2) วิเคราะห์ปัญหาความยุ่งยากที่เกิดขึ้น
3) ประยุกต์โปรแกรมคอมพิวเตอร์มาแก้ปัญหา
4) ให้ผู้บังคับบัญชาตรวจสอบความถูกต้อง
5) จัดระบบแฟ้มตามกลุ่มงาน / ฝ่าย

แก่นความรู้
1) วิเคราะห์งานที่ผ่านมา
2) หาแนวทางพัฒนางานด้วย IT
3) ให้ผู้บังคับบัญชาตรวจสอบ
4) จัดระบบงาน

กลยุทธ์
วิเคราะห์ปัญหา นำพา IT มีระบบแฟ้มส่วนงาน

แนวคิดทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง
การพัฒนากระบวนงานตาม PMQA หมวด 3 และ หมวด 6



---------------------------------------

1 ความคิดเห็น:

  1. ไม่ระบุชื่อ9 พฤษภาคม 2559 เวลา 20:44

    อยากทำแบบนี้บ้าง เพราะทำให้ง่ายต่อการทำงานมาก แต่ติดที่หัวหน้าไม่ยอมรับยังคงให้ลงรับในเล่มแบบเดิมและบอกว่าให้ไปหาระเบียบมา จะใช้ตัวไหนอ้างอิงได้บ้างค๊ะ

    ตอบลบ